Whistleblowing

In Befolgung der in Art. 120-bis der ASIF-Verordnung Nr. 1 festgelegten Bestimmungen hat das IOR ein Meldesystem für rechtswidrige Handlungen, Betrugsfälle oder Unregelmäßigkeiten am Arbeitsplatz (sog. Whistleblowing) eingerichtet und eine spezielle Richtlinie verabschiedet, die dazu beiträgt, mögliche Verstöße aufzudecken und zu bekämpfen und eine Kultur der Ethik und Legalität innerhalb des Instituts zu fördern.

Mit dem Whistleblowing-Verfahren kann daher rechtswidriges Verhalten, d. h. jede begangene oder versuchte Handlung oder Unterlassung, die dem Institut, seinen Mitarbeiter:innen oder Kund:innen Schaden oder Nachteile zufügt oder zufügen könnte, über einen sicheren, unabhängigen und absolut vertraulichen Kanal gemeldet werden.

Wer kann Meldung erstatten?
Eine Whistleblowing-Meldung kann vorgebracht werden von:

• Mitarbeiter:innen des Instituts
• Dritten, die Geschäftsbeziehungen mit dem Institut unterhalten

Es wird darauf hingewiesen, dass der Whistleblowing-Kanal nicht für Beschwerden oder Anfragen operativer bzw. kommerzieller Art bestimmt ist.

Wie ist eine Meldung zu erstatten?
Die Meldung muss eine detaillierte Beschreibung der als rechtswidrig, unkorrekt oder unmoralisch erachteten Tatsachen und Verhaltensweisen enthalten, wenn möglich auch Dokumente, die Angabe der Regeln, die als verletzt angesehen werden, sowie alle weiteren Informationen, die für die Untersuchung der beanstandeten Tatsachen nützlich sein könnten. Die meldende Person ist außerdem verpflichtet, ihre Position oder Funktion innerhalb des Instituts anzugeben und zu erklären, ob sie ein persönliches Interesse an der Meldung hat.

Anonyme Meldungen, d. h. Meldungen ohne Angaben zur Identifizierung der meldenden Person, werden, auch wenn sie gemäß den in diesem Dokument vorgesehenen Modalitäten übermittelt werden, nur berücksichtigt, wenn ihr Inhalt ausreichend detailliert und aussagekräftig ist.

Verantwortlich für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens ist der/die Leitende des Ressorts Internal Audit.

Interne Meldungen
Die Meldung kann auf eine der folgenden Weisen erfolgen:

• Per Einschreiben mit Rückschein, vertraulich/persönlich adressiert wie folgt:
  Responsabile Funzione Internal Audit
  Istituto per le Opere di Religione
  Cortile Sisto V
  00120 Città del Vaticano

• Per E-Mail an die Adresse:
  [email protected]

• Persönliche Übergabe des Schreibens im Institut, wobei über die oben genannten Kanäle ein Termin für die Meldung vereinbart werden muss. Der Inhalt des Gesprächs wird protokolliert und registriert

Externe Meldungen
Eine externe Meldung an die Finanzaufsichts- und Informationsbehörde des Vatikans (ASIF) ist möglich, wenn zum Zeitpunkt der Meldung eine der folgenden Bedingungen vorliegt:

• Es wurde bereits eine interne Meldung erstattet, die nicht weiterverfolgt wurde;
• Es gibt begründete Anhaltspunkte dafür, dass eine interne Meldung nicht wirksam weiterverfolgt würde oder dass die Meldung selbst das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen mit sich bringen könnte;
• Es gibt begründete Anhaltspunkte dafür, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte